はじめに：ISOの運用で、こんな悩みありませんか？

「記録はあるけど、どこに何があるか分からない…」
「気づいたら書類だらけで、誰も見ていない」
「最新版が誰のPCにあるのか分からない」

ISO9001を導入した企業で、よく耳にする“文書管理の悩み”です。

せっかく仕組みを作っても、記録や文書が管理しきれない状態では、運用が停滞し、現場にとって「面倒なだけの仕組み」になってしまいます。

この記事では、ISO9001における文書・記録の管理の基本と、**中小企業でも無理なくできる「最小限・シンプルな管理方法」**を、事例を交えて解説します。

ISO9001が求める“文書・記録”の管理とは？

ISO9001の第7.5項では、**「文書化された情報（Documented Information）」**の管理が求められています。

ここでの「文書」と「記録」は、目的が異なります。

ポイントは、“完璧な文書”を作ることではなく、「現場で運用できる」「必要なときに見つけられる」状態にすることです。

書類が増えてしまう原因とは？

ISO運用が長くなるほど、「とりあえず残しておこう」「増やしたけど誰も見ない」といった“情報の膨張”が起こりがちです。

最小限で運用できる“シンプル管理”のステップ

Step1：必要文書・記録の棚卸しと分類

まず、「今ある文書・記録」を全部洗い出します。
そして、次の3つに分類しましょう。

1. 方針（トップの考え方）
2. 手順（作業の進め方）
3. 記録（やった証拠）

これだけで、どの書類が必要か／不要かが明確になります。

Step2：命名ルールと保存場所をルール化

検索性を高めるには、**“誰が見ても分かる名前”と“決まった場所”**が大切です。

例：

• ファイル名 → 2025_品質記録_出荷点検
• 保存先 → 共有フォルダ > 品質管理 > 記録

部署単位でフォルダを分けるのもおすすめです。

Step3：保存期間と廃棄ルールを決める

ISOでは、記録の「保存期間」まで管理する必要があります。

不要な記録をずっと残すと管理が煩雑になるため、「いつ廃棄するか」を明記しておくことが重要です。

Step4：更新履歴とアクセス性を意識する

「最新版がどれか分からない」はよくあるトラブルです。

この防止には：

• ファイル名にバージョン or 日付をつける（例：手順書_Ver3_2025.04）
• 旧版は「アーカイブ」フォルダに移す
• 閲覧専用フォルダを作り、編集者を制限

こうしたルールがあるだけで、文書の混乱は劇的に減ります。

実際に効果があった中小企業の事例

• 製造業A社：紙記録を“日付＋記録名”で管理

出荷記録を「2025.05_製品チェック表」のように名前をつけて、バインダー1冊にまとめたところ、検索時間が大幅に削減。

• 建設業B社：Excel台帳で記録管理を“見える化”

共有フォルダの中に「記録一覧」Excelを1つ作成し、そこから各記録へのリンクを設定。検索時間を1/3に短縮。

• サービス業C社：月1回の“文書棚卸し”で最新版を維持

管理者が毎月文書を確認し、旧版をアーカイブ。審査でも「最新版の管理が明確」と高評価。

シンプル運用を実現するための小さな工夫

• 書類の右上に「作成日・作成者」を記載
• 教育記録はチェックリスト＋サインだけでOK（印鑑不要）
• 紙の記録はバインダーごとに色分け
• 保管場所マップを壁に掲示して迷わせない

令和グループの支援内容：管理しやすい仕組みを一緒に設計します

当グループでは、「文書管理が煩雑になっている」「記録がどこにあるか分からない」という中小企業向けに、以下の支援を行っています：

• 文書の棚卸しと統合・削減支援
• 業種別ひな型（手順書・記録様式など）の提供
• フォルダ構成や文書ルールの設計
• 無料の一日診断で現状の棚卸し＋改善提案

まとめ：文書は「多さ」より「使いやすさ」

ISOにおける文書・記録管理は、“数”ではなく“使える状態かどうか”が重要です。

• 少ない文書で、現場にすっと伝わる
• 必要な記録が、すぐに見つかる
• 旧版と最新版が、はっきり区別されている

これが、理想の文書管理の形です。

一度、自社の書類を見直し、“シンプルで運用しやすい形”を目指してみませんか？